1.    ¿Qué ES UNA BASE DE DATOS?

La BASE DE DATOS es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

2.    ¿Qué ES MICROSOFT OFFICE ACCESS?

MICROSOFT OFFICE ACCESS es una base de datos visual o programa para la creación de base de datos.

Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clics de Mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de díselo y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes.

3.    NOMBRE LAS TRES GRANDES TAREAS QUE DEBE REALIZARSE CON UNA APLICACIÓN O BASE DE DATOS DESARROLLADA EN M. OFFICE ACCESS.

ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Esta tarea requiere el diseño de las tablas y sus relaciones.

CAPTURA DE INFORMACIÓN: Esta tarea requiere el diseño de interfaces y formularios que capturen la información y la almacenen en las correspondientes tablas.

GENERACION DE REPORTES: Este es el objetivo principal de unas aplicaciones basadas en estos, se van a analizar resultados, comportamientos, tendencias y rendimientos que conllevaran a la toma de decisiones.

4.    ¿Qué ES UN SGBD?

Es un sistema de gestión de bases de datos, y está formado por personas, maquinas, programas y datos.

5.    EXPLIQUE EL CONCEPTO DE CAMPO, DATO Y REGISTRO.

é  CAMPO: Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de formación a la que se puede acceder.

Los encabezados de la lista representan los campos. Estos deben tener nombre y este no se puede repetir en otra columna.

é  DATO: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) un atributo o una característica de una entidad.

Es el valor de un campo en un registro.

é  REGISTRO: Es un contexto de una base de datos, que representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.

Se refiere a cada fila, cada fila representa una ocurrencia de la información que se está almacenando. En este caso representa la ocurrencia de una venta.

6.    ¿Por qué ESTA CONFORMADA UNA BASE DE DATOS?

é  TABLAS: Hacen parte de la estructura de una base de datos, por tanto no existe una base de datos sin tablas, es en ellas donde se guardan los registros de una entidad.

é  RELACIONES: Son la forma como las tablas comparten uno o más criterios de datos y les permite consultarse información.

7.    ¿Cuáles SON LOS OBJETOS QUE COMPONEN LA BASE DE DATOS?

Las bases de datos de Access están formadas por objetos, los cuales son;

é  LAS TABLAS: Almacenan los datos en filas y columnas. Todas las bases de datos contienen una o más tablas.

é  RELACION ENTRE TABLAS ACCESS: Crea bases de datos relacionales, es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero están relacionados y se pueden combinar de las maneras que se especifique.

é  LAS CONSULTAS: Recuperan y procesan los datos. Pueden combinar datos en distintas tablas, actualizar los datos y realizar cálculos en estos.

é  LOS FORMULARIOS: Controlan la entrada de datos y las vistas de datos. Proporcionan indicaciones visuales que simplifican el trabajo con los datos.

é  LOS INFORMES: Resumen e imprimen los datos. Convierten los datos de las tablas y consultas en documentos que comunican ideas.

8.    ¿Qué ES UNA TABLA?

Una TABLA es una base de datos que modela datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa.

9.    ¿Qué ES UNA CONSULTA?

Una CONSULTA es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos.

10. ¿Qué ES UN INFORME?

Un INFORME es incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe adopta.

11.  ¿Qué ES UN FORMULARIO?

Un FORMULARIO es una plantilla o pagina con espacios vacios que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres.

12.  ¿Cuáles SON LOS DOS EJERCICIOS DE DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS?

Para crear una base se deben realizar dos ejercicios de diseño: un diseño lógico y uno físico:

é  El DISEÑO LOGICO de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra como la base de datos se ordena en realidad en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo.

El DISEÑO LOGICO de la base de datos describe como los elementos en la base de datos han de quedar agrupados.

é  El DISEÑO FISICO de la base de datos es llevado a cabo por los especialistas en bases de datos, mientras que el diseño lógico requiere de una descripción detallada de las necesidades de información del negocio de los negocios actuales usuarios finales de la base. Idealmente, el diseño de la base será una parte del esfuerzo global de la planeación de datos a nivel institucional.

é  El proceso de diseño identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera más eficiente de agruparlos para cumplir con los requerimientos de información. El proceso también identifica elementos redundantes y los agrupamientos de los elementos de datos que se requieren para programas de aplicaciones específicos. Los grupos de datos son organizados, refinados y agilizados hasta que una imagen lógica general de las relaciones entre todos los elementos en la base de datos surja.

13.  ¿NOMBRE LAS PERSONAS QUE ESTAN VINCULADAS EN LA CREACION Y/O DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS?

DISEÑADORES DE LA BASE DE DATOS: Se encargan de identificar los datos que se almacenaran en la base de datos y de elegir las estructuras apropiadas para representar y almacenar dichos datos.  Por lo general, estas  tareas se realizan antes de que de hecho se implemente la base de datos. Los diseñadores tienen la responsabilidad de comunicarse con todos los futuros usuarios de la base de datos, a fin de comprender sus necesidades y de presentar un diseño que satisfaga sus requerimientos.

ADMINISTRADOR DE LA BASE DE DATOS: Administra la base de datos. El SMBD y el software con  el relacionado. Se encarga de autorizar el acceso a la base  de datos, de coordinar y vigilar su empleo  y de adquirir los recursos necesarios de software y de hardware. Es responsable cuando surgen problemas como violaciones a la seguridad o una respuesta lenta del sistema.

USUARIOS FINALES: Son las personas que necesitan tener acceso a la base  de datos para consultarla, actualizarla y generar informes; la base de datos existe primordialmente para ellos.

ANALISTAS DE SISTEMAS Y PROGRAMADORES DE APLICACIONES: Los primeros determinan los requerimientos de los usuarios finales y desarrollan especificaciones para transacciones programadas que satisfagan dichos requerimientos. Los programadores de aplicaciones implementan esas especificaciones en formas de programas y luego prueban, depuran, documentan y mantienen estas transacciones programadas.

14.  ¿CUALES SON LOS PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS?

Los pasos para crear una base de datos son:

é  Determinar la finalidad de la base de datos.

é  Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

é  Determinar los campos que se necesitan en las tablas.

é  Identificar los campos con valores exclusivos.

é  Determinar las relaciones entre las tablas.

é  Precisar el diseño.

é  Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft